AK 1.8 auf Goethes Spuren in Weimar

Am 13. und 14. Juni 2024 war der AWV-Arbeitskreis 1.8 „Strate­gischer Erfolgsfaktor Projektmanagement“ in der Management Akademie in Weimar zu Gast. Den Auftakt des Arbeitskreistreffens bildete eine gemeinsame Stadtführung durch Weimar. Diese wurde von Norman Heydenreich durchgeführt, dem Leiter der Mana­gement Akademie, der im Anschluss einen Impuls zum Thema „Projekt­management in der Zeitenwende“ im Akademiegarten der Villa Ingrid gab. Er veranschaulichte, dass Johann Wolfgang Goethe (* 28. August 1749 in Frankfurt am Main; ab 1782 „von Goethe“; † 22. März 1832 in Weimar) in seiner Zeit im Staatsdienst des Herzogtums Sachsen-Weimar-Eisenach bereits als Projektmanager angesehen werden kann. Ähnlich wie die öffentliche Verwaltung heute stand er vor komplexen Modernisierungsaufgaben (z. B. der Erneuerung des Ilmenauer Bergbaus und der Weimarer Wegebauverwaltung, der Förderung der Wirtschaft bei gleichzeitiger Sanierung des Staatshaushalts). Im Rahmen des Impulses hob Norman Heydenreich die humanitäre Perspektive in Goethes Projektverständnis¹ hervor. Eine zentrale Rolle in Goethes Menschenbild spielte, dass bedeutende Erkenntnisse und Erfolge nur durch die Nutzung der menschlichen Potenziale in ihrer ganzen Vielfalt gewonnen werden können. Zum Abschluss dieses Tages tauschten sich die Teilnehmenden bei einem „Get-Together“ in entspannter Atmosphäre aus und teilten ihre Erfahrungswerte aus dem Projektalltag miteinander.

Am nächsten Tag folgte die offizielle Arbeitskreissitzung. Die Refe­ren­­ten Lisa Anne Lange und Philipp Sieler (beide PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH) verschafften den Teilnehmenden einen Überblick zum Thema „(Projekt-)Portfoliomanagement (PPM) in der öffentlichen Verwaltung“. Zentrale Fragstellungen waren, warum PPM überhaupt benötigt wird und welche aktuellen Herausforderungen in der öffentlichen Verwaltung anstehen. Auch wurden typische Prozessschritte sowie Priorisierungskriterien bei der Projektauswahl erläutert. Abgerundet wurde der Vortrag durch konkrete Projekterfahrungen (Realitätscheck) und die Darstellung unterschiedlicher Gestaltungsoptionen im Bereich des PPM.

Einen weiteren fachlichen Impuls gaben Marcus Kirchner (Bundesministerium des Innern) und Sven Matthies (Bundesverwaltungsamt BVA), die dem Arbeitskreis ihre Erkenntnisse aus der ersten Multi­projektmanagementstudie der öffentlichen Verwaltung präsentierten. Sie thematisierten konkrete Erfolgsfaktoren für die Implementierung von Multiprojektmanagement in der öffentlichen Verwaltung. Hierzu zählten u. a. das Verständnis der Arbeitsrollen, die Arbeitskultur, Zertifizierung der Projektleitenden, Grundkompetenzen sowie die Dienstleistersteuerung. Abschließend formulierten die Referenten zen­trale Handlungsempfehlungen und betonten, dass die Themen Qualifizierung und Auftraggeberfähigkeit bedeutende Inhalte für zukünftige Arbeitskreissitzungen darstellen könnten. Zudem wiesen die Referenten darauf hin, dass in diesem Jahr die zweite Multiprojektmanagementstudie in der öffentlichen Verwaltung als Folgestudie durchgeführt werden wird. Diese soll teilnehmenden Behörden erneut die Möglichkeit geben, den Reifegrad ihres Multiprojektmanagements zu bewerten und zudem Längsschnitt­erkenntnisse zur Entwicklung von Multiprojektmanagement in der öffentlichen Verwaltung generieren. Eine Anmeldung für die Studie ist per E-Mail möglich: mpm-studie2024@bva.bund.de.

Nach einem gemeinsamen Mittagessen setzten sich die Arbeitskreismitglieder am Nachmittag an das erarbeitete Positionspapier. Sven Matthies (BVA) stellte dem Teilnehmerkreis den aktuellen Stand des Arbeitskreisproduktes vor und bat um weitere Anmerkungen und Ergänzungen. Mit diesem Positionspapier möchte der Arbeitskreis ein verstärktes Bewusstsein für die Notwendigkeit und Förderung von Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement in der öffentlichen Verwaltung schaffen und den Mehrwert einer nachhaltigen Strategie zur Verankerung von Projektmanagement darlegen. Hierfür bedarf es politischer, rechtlicher und finanzieller Rahmenbedingungen, die im Positionspapier in Form von konkreten Handlungsfeldern näher erläutert werden. Professionelles Projektmanagement trage nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern auch zur qualitativen Verbesserung der Ergebnisse und zur Stärkung des Vertrauens der Bürger in die öffentliche Verwaltung, betonte Sven Matthies. Im weiteren Verlauf wurde im Plenum besprochen, wie die zukünftige Vorgehensweise in Hinblick auf die finale Überarbeitung und Veröffentlichung gestaltet werden soll.

Zum Abschluss der Sitzung wurden einige organisatorische Tagesordnungspunkte wie das zukünftige Zielbild des Arbeitskreises sowie die weite­ren Arbeitsmodi besprochen. Christoph Verenkotte, ehemaliger Präsident des BVA, wird zum 1. Januar 2025 als Leiter des Arbeitskreises ausscheiden. Die Wahl der neuen AK-Leitung soll im Rahmen der nächsten Webkonferenz im November erfolgen. Diese wird am Donnerstag, 7. November 2024, von 10 bis 13 Uhr stattfinden. Interessierte sind herzlich willkommen und können sich per E-Mail direkt an die AWV-Fachreferentin Julia Szelag wenden.

Christoph Verenkotte bedankte sich bei dem Teilnehmerkreis für die beiden interessanten Tage in Weimar, die den Arbeitskreis thematisch vorangebracht und den fachlichen Austausch intensi­viert haben. Besonderer Dank galt dem Akademieleiter, Norman Heydenreich, für die Einladung, inhaltliche Unterstützung und Gastfreundschaft sowie Cornelia Hoppe, Geschäftsführerin der Villa Ingrid der Management Akademie in Weimar, die durch die gute Organisation und großartige Kulinarik für eine besondere Wohlfühl­atmosphäre während den geistigen Austauschs gesorgt hat.