Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage

Version V1.0

Auf Initiative und in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden hat die AWV im Arbeitskreis 3.4 „GoB beim IT-Einsatz“ eine Muster-Verfahrensdokumentation entwickelt, an der sich die Unternehmen und ihre steuerlichen Berater orientieren können:

Die seit 1. Januar 2015 geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) fordern für zahlreiche Bereiche Verfahrensdokumentationen von den steuerpflichtigen Unternehmen. Das betrifft auch eine geordnete und sichere Belegablage, insbesondere dann, wenn die Buchführung nicht täglich oder zumindest nicht sehr zeitnah erfolgt. Denn dann kommt es besonders darauf an, wie das Unternehmen die Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege sichert und sie gegen Verlust schützt.

Für Unternehmen

Die AWV stellt für Unternehmen eine kostenfreie Muster-Verfahrensdokumentation zur geordneten Belegablage mit Anwendungshinweisen als PDF-Version zur Verfügung. Zur Erstellung einer eigenen Verfahrensdokumentation zur geordneten Belegablage steht außerdem eine Vorlage im Word-Format zur Verfügung. Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentation geben, Unternehmen können auf Gundlage der Vorlage eine eigene Verfahrensdokumentation ableiten.

Hinweise für Verbände und andere Multiplikatoren

Um möglichst vielen Unternehmen mit unserer Muster-Verfahrensdokumentation Hilfestellung geben zu können, möchten wir Verbände und andere Multiplikatoren einbeziehen. Wir freuen uns über Ihre Verlinkung mit unserer Seite und geben Ihnen gerne die Möglichkeit, auf Ihrer eigenen Internetseite eine mit Ihrem Logo aufbereitete Version der Muster-Verfahrensdokumentation zur Verfügung zu stellen. Auch die Erarbeitung von branchenspezifischen Zuschnitten der Verfahrensdokumentation, beispielsweise durch Branchenverbände, und andere Weiterentwicklungen des Musters werden bei angemessener Kenntlichmachung unterstützt.

Für die beschriebenen Fälle haben wir ein abgestimmtes Verfahren vorgesehen, bitte wenden Sie sich bei Interesse an die zuständige AWV-Referentin Silke Schröder.